Administración de Fincas

TRAMITACIÓN ECONÓMICA, TÉCNICA, ADMINISTRATIVA Y ASISTENCIA A JUNTAS.

  • Liquidación mensual de ingresos y gastos. Disponible en la página web.
  • Elaboración del balance anual de ingresos y gastos. Disponible en la página web.
  • Presupuesto ordinario anual de ingresos y gastos. Disponible en la página web.
  • Gestión tributaria y fiscal de ingresos y pagos.
  • Apertura, cambio y gestión de cuentas bancarias.
  • Emisión y cobro mensual de recibos de la cuota de comunidad.
  • Gestión de recibos impagados, previo acuerdo y mandato de la Junta de propietarios. Remisión mensual de cartas a propietarios con 3 recibos impagados. Aviso telefónico o vía e-mail para retrasos en el pago inferiores.
  • Asistencia a una Junta General ordinaria y tres juntas extraordinaria anualmente, sin coste añadido.
  • Gestión, Estudio y Contratación del seguro de la Comunidad de Propietarios.
  • Fotocopias, Sellos y Sobres (correo ordinario) GRATUITOS

CERTIFICADOS DE ESTAR AL CORRIENTE DE PAGO GRATUITOS

RECLAMACIÓN DE IMPAGADOS: Vía amistosa o mediante la interposición de Procedimientos Monitorios GRATUITOS, (excepto derechos de procurador)

OFICINA ON-LINE 24 HORAS A través de internet, para la consulta de convocatorias y actas, balances y presupuestos, etc previo Registro de usuario único y contraseña. GRATUITOS

ATENCIÓN 24 HORAS Al Sr. Presidente y Vicepresidente de la Comunidad, se les facilitará un teléfono directo con el Administrador para ser atendido fuera del horario de oficina (24 horas).

ATENCIÓN PERSONAL a todos los propietarios de la Comunidad (telefónica, presencial y por e-mail)

SINIESTROS. Gestión y tramitación de partes con la compañía de seguros. Comunicación y seguimiento del siniestro a través del despacho virtual las 24 horas del día, vía e-mail.

REPARACIONES. Recepción de avisos de averías y envío de profesionales para su solución: fontanería, electricidad, cerrajería, albañilería. Presupuestos cerrados y aprobados por el Sr. Presidente y/o Vicepresidente.

REPARACIONES TARIFA PLANA NO CUBIERTAS POR EL SEGURO (OPCIONAL): El coste de este servicio de estar interesada la comunidad en contratarlo, va en función del número de vecinos y en ningún caso superara el coste de un 1 Euro mensual por/propietario, se incluyen para la comunidad la reparación y atención de avisos de averías y envío de profesionales para su solución:

  • Fontanería (cambio de un grifo)
  • Electricidad (cambio de luminaria)
  • Cerrajería (cambios y reparaciones cerraduras y bombines)
  • Albañilería (pequeñas reparaciones en solados y alicatados)

ESTUDIO DE AHORRO ENERGÉTICO GRATUITO mediante sustitución de alumbrado por tecnología led, sin que suponga gasto alguno para la comunidad la instalación (se financia con el ahorro)

REVISIÓN EXHAUSTIVA DE LAS INSTALACIONES Y DE CADA UNO DE LOS CONTRATOS DE MANTENIMIENTO: Ascensores, porteros automáticos, conserjería, limpieza, puertas de garaje, etc. Revisiones periódicas a la Comunidad, cuando lo solicite el presidente.

RECEPCIÓN DE LA FINCA: Se comprueba que toda la documentación, contratos y obligaciones estén al día. A los 60 días desde la contratación de los servicios se informará a los propietarios de las gestiones y beneficios conseguidos, así como del estado económico de la comunidad, basado en la información de los últimos 12 meses.

DURACIÓN DEL CONTRATO: Rescisión en cualquier momento, efectuándolo con un preaviso de dos meses de antelación en el primer año en Junta General con el administrador contratado. En años sucesivos, si se renueva el contrato es anual, preaviso de dos meses y en Junta General con el administrador que en este momento administra su comunidad.

GARANTÍA PROFESIONAL: 200.000 € póliza suscrita por el Colegio de Administradores y 25.000 euros que avala la gestión económica de las comunidades administradas.

 

CLÁUSULAS QUE SE AÑADEN A LA CARTA-PRESUPUESTO, COMO PROYECTO DE TRABAJOS A DESARROLLAR EN SU COMUNIDAD DE PROPIETARIOS, DE SER CONTRATADA ESTA ADMINISTRACIÓN

UBICACIÓN DEL DESPACHO DE ADMINISTRACIÓN

El despacho principal de la administración esta ubicado en Paseo de la Comunidad de Madrid numero 28 Locales 1 y 2 en Valdemoro. La distancia con nuestros administrados no es ningún problema porque disponemos de oficina virtual 24 horas, dónde los vecinos pueden visualizar mediante con un Código de Seguridad, toda la documentación de la Comunidad en nuestra página Web, los contratos de mantenimiento de las diferentes empresas, actas, balances, presupuestos, una ficha  de edificio dónde ser refleja toda la información respecto a los contratos de mantenimiento y composición de la junta rectora, escritos, circulares, notas de interés, etc

Independientemente el Administrador principal tiene disponibilidad inmediata y cuando sea requerido por el Presidente se desplazará, previa cita, en el mismo día.

 

INFRAESTRUCTURA

Este despacho cuenta con una infraestructura suficientemente capaz a nivel de personal (abogados, contables, secretarios, recaderos, etc.) para atender cualquier necesidad de forma inmediata.

 

MOROSIDAD

Viene especificada la gestión a efectuar en la carta-presupuesto remitida en el capitulo de Gestión de Fincas: -Gestión de recibos de impagados, previo acuerdo y mandado de la Junta de Propietarios. Remisión mensual de cartas a propietarios con 3 recibos impagados. Aviso telefónico o vía e-mail para retraso en el pago inferiores. Certificados de estar al corriente de pago y monitorios gratuitos, hasta la cuantía de 2.000 Euros (Excepto derechos de Procurador y burofax.

 

PROGRAMA DE TRABAJOS A DESARROLLAR EN SU COMUNIDAD DE PROPIETARIOS

  • Recogida de la documentación de la Comunidad de Propietarios.
  • Examen exhaustivo de toda la documentación recibida desde que arrancó la Comunidad de Propietarios hasta el día de la fecha.
  • Informe por parte del Administrador en el que detalle la documentación recibida y su examen.
  • Debe gestionar con las actuales empresas que están contratadas, que los diferentes servicios funcionen correctamente (Antena y Portero, grupos de presión, Ascensores, Piscina, jardinería, extintores, Detección de CO2, Limpieza finca, Conserjería etc…
  • Informar antes de celebrar la Junta General con todos los propietarios; a la Junta Rectora de todas las gestiones efectuadas con las diferentes empresas y deberá de solicitar presupuestos para ajustar lo máximo posible todos los servicios.

 

BASE DE DATOS

El Administrador entrante deberá de elaborar una base de datos muy completa. El fin es ahorro de gastos en correspondencia y poder mantener una comunicación fluida con los propietarios, para ello es fundamental que los propietarios le faciliten los siguientes datos:

  • LOS DATOS QUE DEBERÁ FACILITAR EL PROPIETARIO SON:
    • Dirección de correspondencia
    • Teléfonos contacto; Fijo y móvil
    • Dirección de correo electrónico.

 

INSPECCIÓN EXHAUSTIVA DE LAS INSTALACIONES Y CONTRATOS EN VIGOR POR PARTE DEL ADMINISTRADOR.

Independientemente de lo que viene reflejado en la carta-presupuesto, en el capitulo revisión exhaustiva de las instalaciones y de cada uno de los contratos de mantenimiento, el administrador deberá confeccionar una Ficha de Edificio, en la que consignará:

  • Respecto a la Junta Rectora: Cargo que desempeñan, su nombre y apellidos y dirección postal dónde residen.
  • Relación de cada uno de los contratos de mantenimiento: Consignará el nombre de la empresa, Teléfono, fax, Correo electrónico, dirección postal, coste del servicio, fecha inicio del contrato de prestación, fecha de expiración del contrato y fecha del preaviso, si hay que rescindir el mismo y penalización de la rescisión fuera de la fecha.

 

PAGINA WEB Y CORREO ELECTRÓNICO

En la pagina web se colgará toda la documentación de la Comunidad de Propietarios como: Contratos de mantenimiento, actas, balances, presupuestos, escritos de interés, circulares, actas de las visitas realizadas a la finca etc, efectuando la función de oficina virtual.

Se facilitará al propietario que se lo solicite un código de usuario para que pueda acceder y poder visualizar toda la información, con ello se pretende que haya una transparencia fiscal absoluta.

Los propietarios podrán dirigirse mediante correo electrónico al Secretario/a del Administrador, agilizando el proceso de comunicación directa.

 

CALENDARIO DE JUNTAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS:

  • Una Ordinaria y otra extraordinaria con todos los propietarios.
  • Dos juntas extraordinarias, con la Junta Rectora si la misma las considera precisas.

 

INSPECCIONES PERIÓDICAS A LA FINCA

Cuando lo requiera el Presidente, el Administrador de la Comunidad o un colaborador girará visita a la finca, para levantar acta de las deficiencias, sacando las correspondientes fotografías. Los desperfectos que requieran una urgente reparación se efectuaran por su indicación y lo que el exponga como pendiente serán tratados en junta.

En la página Web se colgará el acta de la visita realizada con sus fotografías correspondientes.